Hva er et årsmøte
Årsmøtet er det høyeste organet i en organisasjon. Det betyr at det er her medlemmene i organisasjonen kan være med og bestemme hvordan organisasjonen bør jobbe, og med hva. Det årsmøtet har bestemt, kan ikke endres, uten et nytt vedtak i et årsmøte. Styret må følge opp det årsmøtet har bestemt.
Årsmøtet skal være en positiv begivenhet for deltakerne i organisasjonen, og bør ha tydelig struktur. Mange distriktsavdelinger velger å servere mat og drikke på årsmøtet for å gjøre møtet til en hyggelig felles markering for alle medlemmene. Man kan også sette sammen et mer omfattende program, for eksempel med inspirerende foredrag eller et kulturelt innslag.
Sørg for god informasjon til medlemmene om tid, sted og påmelding. Det gjør det lettere for folk å prioritere å delta.
Vedtektene beskriver hvordan årsmøtet skal gjennomføres. Husk at årsmøtet er et formelt møte. Det er viktig at alt skjer slik det er beskrevet i vedtektene. Innkalling til årsmøte, styrevalg, behandling av regnskapet og andre saker skal gjøres på den måte som vedtektene beskriver. Vedtektene bestemmer hvem som har stemmerett på årsmøtet. Hvis ikke alle medlemmer har stemmerett, er det likevel vanlig at de som ikke har stemmerett kan sitte og høre på i årsmøtesalen.
Innkalling
Prosessen med å arrangere årsmøte starter med at styret sender innkalling og sakspapirer til møtet, slik at medlemmene får mulighet til å lese og finne ut hva de mener om forslagene før møtet. Hvilke saker som må stå på dagsorden på årsmøtet, og når innkallingen og sakspapirene skal sendes til medlemmene, står i vedtektene. I dag er det like vanlig å sende ut innkallingen på epost som via ordinær postgang .Det er viktig å ha et oppdatert medlemsregister sånn at alle medlemmer får innkallingen. Innkallingen skal beskrive tidspunkt, sted, hvilke saker som skal behandles i henhold til vedtektene, frist for å foreslå saker og hvem som kan kontaktes for spørsmål.
Protokoll
Under møtet skal det føres referat. Etter møtet skal dette referatet bli et protokoll, som dokumenterer hva årsmøtet bestemte.
De som fører referatet skal velges av årsmøtet sammen med to som skal undertegne protokollen i etterkant, for å sikre at protokollen er korrekt. Behandlingen av sakene følger samme oppskrift som vanlige møter, men det er ekstra viktig at den som skriver referat er nøye og får med seg alt som skjer på møtet. Det er ofte lurt å være to eller tre som skriver referat. De skriver så et referat sammen i etterkant. Alle vedtak må beskrives, samt hvem som har vært til stede.
Hvem kan delta
Årsmøte er åpent for alle, men det er kun medlemmer som stemmerett.
Hvem har stemmerett
Følg vedtektene deres. Det vanligste er at alle ordinære medlemmer som har betalt medlemskontingent har møte-, tale- forslags og stemmerett på årsmøtet. De som ikke er medlemmer, eller som ikke har betalt kontingent for inneværende år eller året før, har ikke stemmerett, men årsmøtet har anledning til å innvilge dem observatørstatus, noe som innebærer at de kan delta på møtet uten rettigheter. Årsmøtet kan også innvilge observatørene talerett hvis de ønsker det. Det er ikke vanlig å gi observatører forslagsrett.
Å gi ikke-medlemmer stemmerett på årsmøtet vil være å undergrave organisasjonsdemokratiet. Gjester og innledere får vanligvis ikke tale- eller forslagsrett.
Årsmelding
Årsmelding skal skrives etter foreningens mal. Den vil inneholde hvem som sitter i styret, hvilken periode de er valgt for, og kontaktinfo. Hvor mange medlemmer vi har, hvor mange likepersoner vi har og hvilken økonomi vi har.
Her skal all aktivitet i avdelingen skrives opp. Medlemsrettede aktiviteter, likepersonersaktiviteter, styrets aktiviteter og eventuelle andre aktiviteter vi har arrangert eller deltatt på.
For å lette arbeidet når årsmelding skal skrives, er det greit å fylle ut fortløpende etter hvert som aktivitetene foregår.